各研究生培养单位、研究生毕业生：
为进一步提升档案服务质量，确保毕业生档案安全、准确转递，根据相关工作要求，现将研究生毕业生办理档案相关业务通知如下：
一、日常查档流程
1.预约申请：申请查档的校内工作人员至少提前1天发送邮件至档案室邮箱，邮件标题统一为“姓名+学号+查档”。
2.现场办理：按邮件回复的预约时间，前往求真楼105研究生档案室。
3.所需材料：加盖学院公章的查档介绍信。
二、政审查档流程
1.预约申请：学生发送邮件至档案室邮箱，邮件标题统一为“姓名+学号+政审”。
2.现场办理：按邮件回复的预约时间，前往求真楼105研究生档案室。
3.所需材料：
（1）政审单位介绍信（注明查档人员姓名、身份证号码、单位固定联系电话，以及学生姓名、学号）；
（2）政审查档人员有效身份证原件。
三、毕业生档案转递流程
（一）档案集中转递（2026年本项工作已结束）
1.信息确认与填报：已确认档案接收单位的毕业生应于6月参加档案集中转递，按照所在培养单位要求认真填写档案转递信息。其中，有调档函的毕业生务必按照调档函内容填报档案转递信息，并在调档函右上角空白处写明“学号+姓名+联系方式”，于后续规定日期前将调档函纸质版交至求真楼105（联系人：刘老师；联系电话：64494141）。无调档函的毕业生应与接收单位确认信息，计划转回生源地或户籍地的，可登录中国人力资源市场网查询机构联系方式，并咨询接收要求。
2.信息审核：各培养单位须严格审核毕业生档案集中转递信息，确保真实、准确、完整。请于6月30日前将汇总档案转递信息电子版发送至ygb@uibe.edu.cn，纸质版加盖公章后交至求真楼东410。（联系人：李老师；联系电话：64492229）。
（二）档案单独转递
1.预约申请：发送邮件至档案室邮箱，邮件标题统一为“姓名+学号+转档”。
2.材料准备：
（1）从研工部网站（http://ygb.uibe.edu.cn）下载并填写《档案转递申请表》《承诺书》，提交电子版至档案室邮箱；
（2）加盖公章的三方协议书、劳动合同或调档函扫描件（无调档函需与接收单位确认信息，转回生源地/户籍地可登录中国人力资源市场网咨询要求；毕业后继续深造的学生需准备《录取通知书》扫描件；
（3）身份证正反面复印件1份。
3.时间要求：转档材料需在每周三中午12:00前提交，超时将顺延至下一周转出；每周四下午EMS揽收，周五寄出，预计两日内收到物流通知短信。
四、开具存档证明和情况说明流程
（一）开具存档证明流程
需开具证明的在校生或毕业生发送邮件或电话联系研究生档案管理办公室（ygbdabgs@uibe.edu.cn；64494141）进行申请，邮件标题为“姓名+研究生学号+学历层次+存档证明”，确认档案在校后档案室老师回复邮件。收到回复邮件或电话确认后，在校生或毕业生可到研究生档案管理办公室开具存档证明。存档证明需由研究生档案管理办公室老师签字后，至党委研究生工作部办公室盖章。
（二）开具情况说明流程
我校全日制研究生毕业生如需开具情况说明，证明本人档案中无《报考攻读硕士（博士）学位研究生登记表》《研究生登记表》或《专家推荐信》的，可发送邮件至ygb@uibe.edu.cn，邮件中需注明需开具的材料名称，同时附上本人学位证、学历证照片及详细快递地址，研工部办公室将在收到申请后3个工作日内将情况说明通过快递寄送。
五、联系方式及工作时间
（一）研究生档案室联系方式
地址：对外经济贸易大学求真楼105研究生档案室
电话：010-64494141
邮箱：ygbdabgs@uibe.edu.cn
官方渠道：研工部网站-“通知公告”栏目（http://ygb.uibe.edu.cn）
（二）办公时间（假期另行通知）
每周一、三、四、五 8:30-11:30；13:30-16:30
2026年暑假从7月14日开始至8月31日结束，暑假办公时间六天：7月15日（周三）、7月16日（周四）、8月5日（周三）、8月6日（周四）、8月19日（周三）、8月20日（周四）
六、注意事项
1.务必与接收单位确认档案信息，因个人填报错误导致档案退回/遗失，责任由本人承担，档案寄出后不受理退回申请。
2.所有业务须按要求预约，节假日业务安排以研工部网站公告为准。
3.查档、开具证明或说明档案服务仅面向档案存于学校研究生档案管理办公室的在校生和毕业未超过两年的毕业生。针对毕业超过两年的毕业生，研究生档案管理办公室仅提**案转递和与档案转递直接相关的档案服务。
党委研究生工作部
2026年7月3日
