各位研究生：
为提升档案服务质量，方便研究生办理档案事宜，现将研究生办理查档和开具各类证明材料的办理方式通知如下：
一、业务类别及办理方式
（一）日常查档流程
1.预约申请：至少提前1天发送邮件至档案室邮箱，邮件标题统一为“姓名+学号+查档”。
2.现场办理：按邮件回复的预约时间，前往求真楼105研究生档案室。
3.所需材料：加盖学院公章的查档介绍信。
（二）政审查档流程
1.预约申请：发送邮件至档案室邮箱，邮件标题统一为“姓名+学号+政审”。
2.现场办理：按邮件回复的预约时间，前往求真楼105研究生档案室。
3.所需材料：政审单位介绍信、本人身份证或工作证。
（三）开具存档证明和情况说明流程
1.开具存档证明流程
需开具证明的在校生或毕业生发送邮件或电话联系研究生档案管理办公室进行申请，邮件标题为“姓名+研究生学号+学历层次+存档证明”，确认档案在校后档案室老师回复邮件。收到回复邮件或电话确认后，在校生或毕业生可到研究生档案管理办公室开具存档证明。存档证明需由研究生档案管理办公室老师签字后，至党委研究生工作部办公室盖章。
2.开具情况说明流程
毕业生如需开具情况说明，说明我校研究生毕业生档案中无《攻读硕士（博士）学位研究生登记表》或《研究生登记表》或《专家推荐信》，则需发送邮件或电话联系研工部办公室（非研究生档案管理办公室）进行预约，预约后至研工部办公室领取情况说明并盖章。
二、联系方式及工作时间
（一）研究生档案室联系方式
地址：对外经济贸易大学求真楼105研究生档案室
电话：010-64494141
邮箱：ygbdabgs@uibe.edu.cn
官方渠道：研工部网站-“通知公告”栏目（http://ygb.uibe.edu.cn）
（二） 工作时间：
每周一、三、四、五8:30-11:30；13:30-16:30
三、注意事项
1.以上档案服务仅面向档案存于学校研究生档案管理办公室的在校生和毕业未超过两年的毕业生。
2.针对毕业超过两年的毕业生，研究生档案管理办公室仅提**案转递和与档案转递直接相关的档案服务。
3.所有业务须按要求预约，节假日业务安排以研工部网站公告为准。
4.研究生档案管理工作解释权归研工部所有。
党委研究生工作部
2026年1月
